永遠自然─李永然律師部落格

撰寫報告‧上台簡報‧主持會議的核心技巧

Guide to Report Writing, Presentations, and Meetings

Michael Netzley等著‧曾湘雯、廖品眉、石惠如譯‧台灣培生教育出版公司出版

1.「報告」是將所蒐集到的資料，清楚加以呈現，以符合閱讀者的需求，幫助他們在專業的基礎上做成決策。有效報告具備下述特質：（1）言之有物；（2）易於瀏覽；（3）清楚明確。提升報告的可讀性可自兩方面下手：
（1）確保報告清楚明確，而這要做到以下三點：A、使用簡單清楚的句子；B、以圖表輔助決策的制定；C、在參考文獻標註原文出處。
（2）確保報告易於瀏覽，而這要做到以下四點：A、以資訊式標題強調關鍵想法；B、以列表方式強調關鍵想法；C、有效運用留白；D、選擇容易閱讀的字體。

2.進行口頭簡報（Presentation），應先瞄準重點，而這要事先構思，即（1）分析觀眾；（2）找出簡報目的；（3）讓訊息好記。進行簡報想讓訊息易於讓人記住，必須善用技巧來強調自己的想法，此時應：（1）利用技巧來加深印象；（2）突顯重要訊息。另外，簡報的說服力也很重要，作者提出ABC三技巧，即A=吸引力（appeals）；B=利益（benefit）；C=可信度（credibility）。所以有以下三點要注意：（1）吸引力用以制服反對意見；（2）利益用以說明對方可以如何獲利；（3）強調主講人的可信度。關於可信度可自兩方面著手，即「履歷表」、「人格」；而人格的可信度有以下幾項：相似性、相同立場、正面聯想、形象良好、表現善意。

3.有效的開會應先確立開會的目的，明訂目的有兩大好處：（1）可以不浪費時間；（2）幫助自己和向與會者傳達開會的目的。

4.進行開會最重要的就是讓會議能有秩序地進行，並且能讓與會者充分地表達意見，所以主持人要做好以下幾點：（1）主持但不支配；（2）刺激討論；（3）鼓勵具建設性的辯論；（4）排除阻礙會議進行的問題。\

5.現代生活和工作中，運用簡報、撰寫報告或參與會議的機會日益增多，透過本書了解這些相關技巧，必有助於自己的工作表現，並能益於人際關係的開展！