問題:

  為因應《勞動基準法》的適用規定,快樂大樓管理委員會對於聘用老王為管理員一事,依法須置備的文件與記載事項有哪些?

解析:

  按「雇主應置備勞工名卡,登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡,應保管至勞工離職後五年。」、「雇主應置備勞工工資清冊,將發放工資、工資計算項目、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。」、「雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡,逐日記載勞工出勤情形。此項簿卡應保存一年。」《勞動基準法》第7條、第23條第2項、第30條第5項分別定有明文。又「雇主依本法第三十條第五項規定記載勞工出勤情形之時間,記至分鐘為止。」《勞動基準法施行細則》第21條亦有規定。基此,快樂大樓管理委員會對於聘用老王為管理員一事,依法須置備勞工名卡、勞工工資清冊以及勞工簽到簿或出勤卡,並將上開事項依法予以記載。

  另外,因上開勞工名卡等涉及個人資料保護,快樂大樓管委會等「非公務機關」基於勞工行政(代碼:114) 之特定目的且屬人事僱傭契約等關係之蒐集、處理(《個人資料保護法》第19條第1項第2款參照),雖無須再得老王本人的書面同意,但必須注意的是,倘若無涉上開契約關係之其他個人及家庭資料蒐集、處理,而無其他款項法律要件之適用(例如《個人資料保護法》第19條第1項:一、法律明文規定。二、與當事人有契約或類似契約之關係。三、當事人自行公開或其他已合法公開之個人資料。四、學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要,且資料經過提供者處理後或蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。五、經當事人書面同意。六、與公共利益有關。七、個人資料取自於一般可得之來源;但當事人對該資料之禁止處理或利用,顯有更值得保護之重大利益者,不在此限等情形),原則上仍須得到老王的書面同意。此外,若係以書面同意書作為特定目的外利用之事由,也應注意《個人資料保護法》第20條第1項第6款所稱之書面同意(指當事人經蒐集者明確告知特定目的外之其他利用目的、範圍及同意與否對其權益之影響後,單獨所為之書面意思表示。《個人資料保護法》第7條第 2項參照)。

  最後須注意的是,《就業服務法》第5條第2項第2款的規定。原則上,雇主在招募或僱用員工,不得有下列情事,即「違反求職人或員工之意思,留置其國民身分證、工作憑證或其他證明文件,或要求提供非屬就業所需之隱私資料。」而上開所謂隱私資料,包括個人生活資訊,泛指信用紀錄、犯罪紀錄、懷孕計畫或背景調查等。雇主若要求求職人或員工提供隱私資料,也必須尊重當事人的權益,不可以逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍,並應與目的間具有正當合理之關聯。倘若身為雇主的快樂大樓管委會有違反上述規定,依《就業服務法》第67條第1項之規定,可處新台幣六萬元以上三十萬元以下的罰鍰!

(本文作者李永然律師為永然聯合法律事務所所長、永然法律基金會董事長;吳任偉律師為永然聯合法律事務所高雄所主任律師)

 

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