撰寫報告‧上台簡報‧主持會議的核心技巧

Guide to Report Writing, Presentations, and Meetings

Michael Netzley等著‧曾湘雯、廖品眉、石惠如譯‧台灣培生教育出版公司出版

1.「報告」是將所蒐集到的資料,清楚加以呈現,以符合閱讀者的需求,幫助他們在專業的基礎上做成決策。有效報告具備下述特質:(1)言之有物;(2)易於瀏覽;(3)清楚明確。提升報告的可讀性可自兩方面下手:
(1)確保報告清楚明確,而這要做到以下三點:A、使用簡單清楚的句子;B、以圖表輔助決策的制定;C、在參考文獻標註原文出處。
(2)確保報告易於瀏覽,而這要做到以下四點:A、以資訊式標題強調關鍵想法;B、以列表方式強調關鍵想法;C、有效運用留白;D、選擇容易閱讀的字體。

2.進行口頭簡報(Presentation),應先瞄準重點,而這要事先構思,即(1)分析觀眾;(2)找出簡報目的;(3)讓訊息好記。進行簡報想讓訊息易於讓人記住,必須善用技巧來強調自己的想法,此時應:(1)利用技巧來加深印象;(2)突顯重要訊息。另外,簡報的說服力也很重要,作者提出ABC三技巧,即A=吸引力(appeals);B=利益(benefit);C=可信度(credibility)。所以有以下三點要注意:(1)吸引力用以制服反對意見;(2)利益用以說明對方可以如何獲利;(3)強調主講人的可信度。關於可信度可自兩方面著手,即「履歷表」、「人格」;而人格的可信度有以下幾項:相似性、相同立場、正面聯想、形象良好、表現善意。

3.有效的開會應先確立開會的目的,明訂目的有兩大好處:(1)可以不浪費時間;(2)幫助自己和向與會者傳達開會的目的。

4.進行開會最重要的就是讓會議能有秩序地進行,並且能讓與會者充分地表達意見,所以主持人要做好以下幾點:(1)主持但不支配;(2)刺激討論;(3)鼓勵具建設性的辯論;(4)排除阻礙會議進行的問題。\

5.現代生活和工作中,運用簡報、撰寫報告或參與會議的機會日益增多,透過本書了解這些相關技巧,必有助於自己的工作表現,並能益於人際關係的開展!

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    李永然律師 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()